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Willkommen!

Als Personalberater bist du mit deinem Tagesgeschäft nie fertig. Umso wichtiger ist es, dass du dich gut organisieren kannst.

Du hast einen Haufen Aufgaben auf dem Tisch und weisst nicht, wo dir der Kopf steht? Du fühlst dich super gestresst, aber bist von deinen Zielen trotzdem meilenweit weg?

Oder vielleicht ist eigentlich auch alles easy bei dir und du fragst dich, weshalb sich alle so um das Thema Zeitmanagement Gedanken machen. Du hast es mal versucht, machst es aber mittlerweile nicht mehr und irgendwie funktioniert ist schon. Aber trotzdem lässt dich das Gefühl nicht los, dass du mehr erreichen kannst. In dieser Podcastepisode bringen wir gemeinsam Ordnung in deinen Berufsalltag!

In dieser Episode erfährst Du:

weshalb reines Zeitmanagement für dich keine Lösung ist
die 5 wichtigsten Tipps für deine tägliche Organisation
weshalb relevante Ziele für dich unverzichtbar sind.

Höre Dir die Folge an:

Lies das Transkript:

Du kannst Dir hier unten eine komplette Wort-für-Wort Abschrift des Podcasts online durchlesen. Klick dazu einfach auf den Button Transkript unten und schon öffnet sich der Text für Dich.

TRANSKRIPT

Simone Straub – das bin ich! Ich helfe Personalberatern und Personalvermittlern dabei, ein gut gehendes Geschäft aufzubauen, mit dem sie sich ein interessantes Einkommen erwirtschaften und sich das Leben gestalten können, was sie sich wünschen und zwar ohne dabei die Fehler zu machen, die andere Berater bereits vor ihnen gemacht haben.

Etwas, worüber du dir als Berater definitiv Gedanken machen musst, ist das Thema Zeitmanagement. Denn in diesem Job bist du nie fertig. Es gibt immer noch einen Kunden, den du anrufen; einen Kandidaten, den du sprechen; eine Suche, die du machen, eine administrative oder strategische Aufgabe, die du durchführen kannst…

Gleichzeitig gibt es unzählige Informationen und Möglichkeiten, die an dich herangetragen werden, die deine Aufmerksamkeit ziehen und Überlegungen fordern – Manchmal so viel, dass sie dich von deiner eigentlichen Arbeit abhalten.

Das ist ein Problem… weil: die gesamte Menschheitsgeschichte ist von Mangel gekennzeichnet.

Zugang zu Ressourcen und Möglichkeiten war durch Umweltbedingungen begrenzt. Grenzen, die einschränkten, uns aber auch schützten. Aktuell gibt es diese Grenzen nicht mehr: wir sind grenzenlosem Wissen und Botschaften / Reizen ausgesetzt; haben mehr Möglichkeiten, aber auch mehr Aufgaben und Erwartungen.

Wer die Geschwindigkeit begreifen will, mit der sich Informationsknappheit in -überfluss verwandelt hat, kann evolutionäre Kriterien heranziehen. Vor rund 2,3 Millionen Jahren trat in Afrika der erste Vertreter der Gattung Homo Sapiens – unser Urahn – auf den Plan. Informationsüberfluss gibt es erst seit etwa 20 Jahren.
Wenn wir die Gesamtheit unser Evolution als Kalenderjahr betrachten, trat der Überfluss erst vier Sekunden vor Mitternacht am Silvesterabend ein.

Wir sind noch nicht angepasst – wir konsumieren was das Zeug hält!

Sobald eine neue E-Mail, ein Telefonat o.ä. kommt, konsumieren wir. Und erkennen nur schwer, wann es genug ist.

Außerdem verbraucht der Hirnteil, der für strategisches Denken zuständig ist, 25 % mehr Energie, als alle anderen Gehirnteile. Da der Körper darauf ausgelegt ist, Energie zu sparen, nimmt er jede Ablenkung als willkommene Einladung, die Aktivität zu wechseln und gibt dieser gern nach.

Also: der Kern des Zeitmanagements ist nicht, Techniken aneinander zu reihen, um alle zu erledigenden Aufgaben in einen Tag zu bringen.

In der heutigen Zeit ist die Grundlage für die optimale Nutzung deiner Zeit zwei Punkte:

  1. Akzeptiere, dass du sowieso nie alle Aufgaben erledigen kannst.
  2. Treffe Auswahlentscheidungen

Dass du dein Tagesgeschäft nicht schaffst, hat nichts mit dir zu tun. Du bist nie fertig, du kannst nie alles weggearbeitet haben. Du musst wählen!

Wähle aus den ganzen Aufgaben, die auf dich einstürmen die, die wirklich deine Aufmerksamkeit bedürfen. Und wähle die anderen bewusst ab! Das kann manchmal schon schwierig sein.
Gerade wenn es nicht um die Frage geht – erst Kaffee oder Pippi. Manchmal musst du dich gegen Aufträge, Kandidaten, geschäftliche Möglichkeiten entscheiden. Nicht jede Sache, die erfolgsversprechend aussieht, ist es auch! Man möchte so vieles, aber was macht wirklich Sinn? (Wenn dir das NEIN sagen nach gesetztem Ziel schwer fällt, habe ich übrigens ein Video für dich – Link in Shownotes).

Das war übrigens eines meiner grössten Wachstumschancen Anfang des Jahres. Ich habe eine Vision, ein berufliches Ziel, was es erfordert, meinen Status Quo zu verändern. Gerade als Selbstständiger hast du ja alle Möglichkeiten…
Gute Kunden gehen zu lassen; neuen abzusagen. Lukrative Geschäftsmöglichkeiten die rechts und links auf der Strasse liegen zu lassen… Würde ich alles wollen und nicht „Nein“ sagen können, wäre es nichts halbes und nichts ganzes. Ich würde mich verzetteln und am Ende wohl nie an meinem Ziel ankommen. Das erfordert aber vor allem eines: ein Ziel und ein klares Commitment dazu (also das Ziel muss dir wichtig sein!).

Ganz ehrlich: wenn du das nicht hast, dann brauchst du dir auch über Zeitmanagement keine Gedanken machen. Weil du dann in die Arbeit kommst, intuitiv das machst, was eben so ansteht und dann wieder gehst. Aber ganz ehrlich?

Wenn das der Fall ist, läufst du klar unter deinen Möglichkeiten.

Du lässt dein Leben gestalten, gestaltest aber nicht selbst.

Um deine Zeit zu managen, musst du erst einmal wissen, was du damit anfangen möchtest. Du solltest dir – ja ja du weisst es schon – Ziele setzen. Das ist nichts neues. Du musst dir auch keine setzen, aber dann ist es wie oben gesagt: du kommst, machst deine Arbeit, gehst und bleibst eben hinter deinen Möglichkeiten. Du schaffst aber so viel mehr!

Das ist wie im Fitnessstudio. Hast du schonmal mit einem Personal Trainer trainiert? Oder mit einem Freund, der die Wiederholungen gezählt und dich gepusht hat? Wenn du allein bist und so viele Wiederholungen machst, wie du eben schaffst, sind es meistens weniger, als wenn einem jemand in 5 weitere Wiederholungen schreit. Würde es um dein Leben gehen, würdest du wahrscheinlich noch mehr schaffen.

Ich habe auch lange Zeit ohne Zeitmanagement Techniken gearbeitet. Ich hatte die Sachen, die zu tun sind, im Kopf und habe diese abgearbeitet. Was übrig blieb, hab ich halt am nächsten Tag gemacht. Das war zum größten Teil in meiner festangestellten Zeit so, als auch in der Anfangszeit als Selbstständige.

Doch im Laufe der Jahre stieg der Anspruch an meiner Ziele; an das was ich beruflich erreichen wollte und damit stieg die Komplexität der Aufgaben.

Wenn du sagst – Zeitmanagement, das brauche ich alles nicht – überlege, ob du dir die Latte nicht zu tief legst! Du sollst nicht gechillt drüberspazieren können. Du solltest wie beim Hochsprung mit Karacho Anlauf nehmen, mit dem Popo gerade noch die Stange streifen und trotzdem erleichtert landen – auf der weichen Matte, die Stange noch immer in der Halterung.

Ich habe im Laufe meiner Selbstständigkeit meinen Umsatz versechsfacht. Und ich hatte ein gutes erstes Jahr, weil mein über 7 Jahre gewachsenes Netzwerk gut gegriffen hat.

Aktuell koordiniere ich Dienstleister für YouTube, Podcast, Social Media und Performance Marketing; virtuelle Assistenten und 3 externe Trainer. Zusätzlich zu meinem Inhouse Seminar, den offenen Seminaren, einem strategischen Projekt; Weiterbildungen, Administration, und Contenterstellung für Podcast und YouTube. Was übrigens auch selten auf Knopfdruck geschieht.

Um alles zusammen und am Laufen zu halten, braucht es einfach ein gutes Zeitmanagement. Ganz nebenbei bin ich ja auch noch verheiratet und habe ein Privatleben.

Also wenn ich eines die letzten Jahre gelernt habe, dann ist das Zielsetzung – also mir bewusst zu werden, was genau ich will und was nicht, und Fokus priorisieren (die Dinge verfolgen, die mir bei der Zielerreichung am hilfreichsten sind).

Dies waren übrigens die ersten 2 wichtigen Punkte.

Der 3 Punkt – und jetzt gehen wir ins operative Doing – ist die ToDo Liste.

3.) ToDo Liste / Büchlein

…abgeleitet von den Zielen Aufgaben zu notieren, aber es auch im Tagesgeschäft zu nutzen.

Es erleichtert mich ungemein, eine Aufgabe, die mir in den Kopf kommt, aufzuschreiben. Das vermeidet, dass der Kopf wegen Überfüllung schließt und gibt mir Sicherheit, dass ich an alles denke. Das könnte ich wohl alles im Handy machen, aber das macht mich kirre. Ins Handy trage ich nur die sehr kurzfristigen Aufgaben als Erinnerung ein; der Rest ist auf Papier. Ansonsten erhalte ich ständig die Erinnerung an nicht erledigte Aufgaben und das macht mich wahnsinnig. Schließlich haben sie auch einen Grund, dass sie zu diesem Zeitpunkt nicht erledigt sind.

4.) Planen

Wenn die Aufgabenliste steht, plane ich jeweils am Vorabend den nächsten Tag. Ich wähle mir aus, welche Aufgaben zu erledigen sind, wobei eine Aufgabe immer strategischen Charakter hat. Die erledige ich übrigens am liebsten gleich frühs – da ist es noch ruhig und der Kopf noch frisch, bevor über den Tag allerlei Infos in ihn reinströmen und ich operativ abarbeite.
Wenn du Führungsverantwortung hast oder Unternehmer bist, macht es Sinn, sich am Sonntag Abend einmal hinzusetzen und die Woche vorzuplanen; mit Themen, die strategisch und unternehmerisch wichtig sind. Denn wenn die Woche erst begonnen hat, geht sie ab, die wilde Fahrt… und ehe man es sich versieht, ist wieder nicht am Herzensthema gearbeitet worden.

5.) Blockbildung und Monotasking

Verplane dir um die 60 % des Tages in festen Blöcken. Blöcken, wo du nichts anderes machst als das, was du eingeplant hast. Je nach Geschäft mag die prozentuale Verteilung etwas variieren, aber du brauchst Zeiten, wo du konsequent nur eine Sache tust. Es ist in vielen Studien belegt, dass wir mit Monotasking am Ende mehr schaffen und qualitativer arbeiten, als wenn wir Multitasken. Es bringt dich nicht weiter, viele Aufgaben halbherzig aufzureissen und dann nicht zu Ende zu bringen. Die Welt wird auch mal eine Weile ohne dich klar kommen und Kunden, Kandidaten und Mitarbeiter können nicht erwarten, dass du jederzeit für sie zugänglich bist. Wenn dies abgesprochen ist bzw demjenigen zwischenzeitlich anders zugehört wird, alles gut.

5.) Messbare Ziele setzen

Gerade wenn du vertrieblich arbeitest, möchtest du dir Tagesziele bzw Ziele für den Block setzen. Diese sind meist heruntergebrochen aus den übergeordneten Zielen und geben dir Richtung fürs Gespräch.

Es ist wie früher im Schulsport beim Weitsprung. Wenn wir so weit springen sollten, wie wir können, kamen wir nicht so weit, als wenn man uns ein konkretes Ziel setzte. Wenn also eine bestimmte Markierung gelegt wurde, die man erreichen oder gar überspringen sollte, ist man immer weiter gesprungen als so völlig ohne. Oder wenn es beim Sprint eine bestimmte Zeit zu schlagen galt, hat man nochmal alles aus sich rausgeholt. Der Mensch ist faul. Er tut gerade so viel wie nötig. Mit einem konkreten Ziel kommt er viel weiter.

Außerdem ist das Charmante an diesen kleinen Zwischenzielen, dass sie motivieren weiterzumachen. Gerade wenn der nächste Abschluss mal wieder etwas länger dauert.

So, wenn du das alles getan hast, geht es an die Umsetzung. Wie du gut mit Unterbrechungen umgehen kannst, zeige ich dir demnächst mal in einem YT Video. für heute sei es auf diesem Wege genug.

FAZIT:

  • Mach dir bewusst, was du überhaupt erreichen willst – setzte Ziele
  • Fokussiere dich auf die Aufgaben die nötig sind und vergiss alles andere
  • Führe eine ToDo Liste und einen Kalender mit Erinnerungen
  • Plane deine Woche am Sonntag und deine nächsten Tag am Vorabend
  • Arbeite in Blocks mit konkreten Zielen.

Und eine letzte Sache noch:

Verbanne den Satz: „Ich habe keine Zeit“ aus deinem Wortschatz. Wir haben alle die gleiche Zeit. Wenn du sagst: „Das hat aktuell keine Priorität, das ist mir nicht wichtig genug. Das mache ich später.“ – dann passt es und du übernimmst Verantwortung.

Denn nur wenn du Verantwortung über deine Zeit übernimmst, wirst du dich irgendwann nicht mehr gestresst fühlen. Denn du weisst, in dem Moment, wo du dich fragst, wie du das schaffen sollst, musst du nur eines Tun: Auswahlentscheidungen treffen.

In diesem Sinne: Happy Hunting!

Hast du Fragen oder Themen, die ich in einer der nächsten Folgen einmal ansprechen soll? Dann schreibe mir gern eine E-Mail an hello@simonestraub.com.

Ich freue mich, von Dir zu lesen und auf ein baldiges Wiederhören!

Bis dahin, Deine

Über Simone Straub:

Simone Straub ist „Der Personalberater Coach“. Seit 2005 in der Branche bietet sie Training und Coaching für Personalberater, Personalvermittler und Recruiter. Durch ihre langjährige Erfahrung in der Beratung / Vermittlung sowie im Bereich Training & Coaching hilft sie ihren Teilnehmer mit konkret umsetzbaren Impulsen, jeden Tag ein bisschen besser zu werden und ihre Ziele zu erreichen. Sie hat bereits zahlreiche Unternehmen und Berater national und international begleitet. In ihren Seminaren für Personalberater / Personalvermittler sensibilisiert sie für die wesentlichen Faktoren zum dauerhaften Erfolg. Erfahr mehr zu Simone Straub hier.

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