Die Personalvermittlung erscheint vielen Zeitarbeitsunternehmen als logischer nächster Schritt: hoher Deckungsbeitrag auf einen Schlag, weniger rechtliche Komplexität als bei der Arbeitnehmerüberlassung, Zugang zu Kandidaten, die für ANÜ nicht erreichbar wären. Klingt verlockend, oder?
Die Realität sieht oft anders aus. Viele Personaldienstleister starten voller Euphorie in die Personalvermittlung und geben nach einigen Monaten frustriert wieder auf. Die investierte Zeit bringt kaum Abschlüsse, Kandidaten versanden im Prozess, Kunden feilschen an der Provision.
In diesem Artikel zeige ich dir, warum der Schritt von der Zeitarbeit zur Personalvermittlung (PV) so oft scheitert und was du anders machen musst, um die PV erfolgreich zu etablieren. Dabei stütze ich mich auf meine Erfahrung aus über 13 Jahren Begleitung von Personaldienstleistern auf genau diesem Weg.
Tipp: 
In meinem YouTube-Video „So ziehst du eine Personalberatung richtig auf“ gehe ich auf die fünf häufigsten Gründe fürs Scheitern ein. Hier im Artikel bekommst du die komplette Übersicht plus konkrete Lösungen.
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Warum Personalvermittlung
für Zeitarbeitsunternehmen so attraktiv ist
Die Vorteile liegen auf der Hand: Bei einer erfolgreichen Vermittlung fließt ein attraktiver Deckungsbeitrag auf einen Schlag. Du musst keine laufenden Lohnabrechnungen machen, keine Equal-Pay-Regelungen beachten, keine Höchstüberlassungsdauer im Blick behalten. Die vertragliche Abwicklung ist wesentlich schlanker als in der ANÜ.
Dazu kommt: Du erreichst Kandidaten, die für die klassische Zeitarbeit nicht zu gewinnen sind. Fach- und Führungskräfte, die eine Festanstellung suchen, haben oft wenig Interesse an ANÜ – für eine attraktive Direktvermittlung sind sie aber offen.
Schnell ist dann die Entscheidung gefallen: Wir machen jetzt mehr Personalvermittlung. Schließlich wird über Temp-to-Perm ja schon vermittelt, so schwer kann das doch nicht sein. Genau hier beginnt das Problem.
Die zwei Hauptursachen, warum Personaldienstleister an der PV scheitern
In meiner Arbeit mit Personaldienstleistern kristallisieren sich immer wieder zwei fundamentale Fehler heraus, die in zahlreiche Folgeprobleme münden.
1. Die Geschäftsführung steht nicht wirklich dahinter
Viele Geschäftsführungen sagen: Personalvermittlung ist interessant, lass uns das mal machen. Im Tagesgeschäft hat die Arbeitnehmerüberlassung dann aber doch immer Vorrang. Die Mitarbeiter spüren das sofort. Die PV wird hinten angestellt, obwohl alle wissen, dass sie eigentlich mehr tun müssten.
Das zeigt sich an vielen Stellen: Es wird nicht ausreichend investiert. Die Provisionssysteme belohnen weiterhin vor allem die ANÜ. Das Marketing zieht nicht nach. In der täglichen Kommunikation spielt die PV eine untergeordnete Rolle. So landen die Mitarbeiter im Zweifelsfall immer bei dem, was sie kennen: der Arbeitnehmerüberlassung. Ohne einen klaren, kommunizierten Entschluss der Führung bleibt die Personalvermittlung ein kränkelndes Nebengeschäft.
Der zweite große Fehler: Die Annahme, dass Personalvermittlung im Grunde ja das Gleiche ist wie das, was man schon macht. Schließlich wird bei Temp-to-Perm auch vermittelt.
Doch erfolgsbasierte Personalvermittlung als eigenständige Dienstleistung ist ein komplett anderes Geschäft. Die Komplexität liegt hier nicht im Rechtlichen oder Administrativen – sondern in der Projektabwicklung, der Auftragsauswahl, dem Sourcing und der Steuerung der Prozesse über Monate hinweg.
Die wichtigsten Unterschiede zwischen Arbeitnehmer- überlassung und Personalvermittlung
Um zu verstehen, warum die PV so anders funktioniert, lohnt sich ein Blick auf die wesentlichen Unterschiede:
Die häufigsten Fehler beim Aufbau der Personalvermittlung – und wie du sie vermeidest
Viele Personaldienstleister arbeiten mit Spezialisierungen wie IT oder kaufmännisch. Das klingt fokussiert, ist für die erfolgsbasierte PV aber immer noch zu breit. Wenn du 10 bis 15 unterschiedliche Positionen gleichzeitig bearbeitest, explodiert dein Sourcing-Aufwand. Jede Suche startet bei null.
Die Lösung: Werde nischiger. Ein Vollzeit-Vermittler, der sich ausschließlich auf Buchhalter in einer bestimmten Region spezialisiert hat, wird immer bessere Profile liefern als jemand, der quer durch den Gemüsegarten arbeitet.
In der erfolgsbasierten PV ist das Akquirieren von Aufträgen selten das Problem. Gerade in Märkten mit Kandidatenmangel sind viele Kunden offen für Lebensläufe. Die Frage ist: Akquirierst du die richtigen Aufträge?
Wenn du ständig den falschen Projekten hinterher läufst, hast du eine volle Pipeline – aber nichts konvertiert. Du investierst Monate in Prozesse, die am Ende keinen Abschluss bringen. Deshalb ist eine saubere Priorisierung und Qualifizierung der Aufträge entscheidend, bevor du in die aufwändige Suche gehst.
Ein klassischer Fehler: Du sourcst einen Kandidaten und stellst ihn bei einem einzigen Kunden vor. Wenn dieser Prozess nicht zum Abschluss führt, hast du Zeit investiert und nichts verdient.
Bei erfolgsbasierter Arbeit musst du dein Risiko streuen. Wenn du spitz genug positioniert bist, kannst du ein Profil bei mehreren Kunden vorstellen. Dann ist es am Ende egal, ob der Abschluss bei Kunde A oder bei einem der 30 anderen Kunden passiert, denen du das Profil ebenfalls präsentiert hast. Erfolgreiche Personalvermittler bringen ihre guten Kandidaten mindestens in 3 aktive Prozesse. Damit ist das Risiko optimal verteilt.
Eine Stellenanzeige auf der Kundenwebseite gefunden, kurz angerufen, die Erlaubnis bekommen, Profile zu senden – und schon wird losgelegt. Ohne die Position wirklich qualifiziert zu haben: Wie weit ist der Prozess? Wo liegen die echten Anforderungen? Wie sind die Rahmendaten? Ist die Stelle überhaupt für PV freigegeben?
Wenn sich dann nach Wochen herausstellt, dass der Kunde die Besetzung eigentlich lieber in ANÜ möchte oder die Stelle selbst besetzt hat, ist die investierte Zeit verloren. Einmal mag das nicht tragisch sein. Bei mehreren solcher Prozesse summiert sich der Verlust.
Viele Personaldienstleister sprechen nicht rechtzeitig über die Provision. Sie fühlen sich sicherer, wenn ein konkreter Kandidat vorliegt. Die Kehrseite: In diesem Moment bist du selbst auch williger zu verhandeln, weil der Abschluss so greifbar nah ist. Wer will schon der Spielverderber sein, wenn sich Kunde und Kandidat einig sind?
Kläre die Konditionen früh im Prozess. So vermeidest du unangenehme Überraschungen am Ende.
Was genau machst du als Personalvermittler für deinen Kunden? Wie rechtfertigst du eine Provision von 25 Prozent oder mehr? Was sind deine Leistungen, was sind die Grenzen? Viele Personaldienstleister haben darauf keine klaren Antworten. Im Dienstleistungsbewusstsein ist viel Grauzone.
Die Folge: Der Service wirkt wie Lebenslaufversand und Zufallsprodukt. Die Erwartungen des Kunden entsprechen nicht der Realität. Das schadet dem Ruf und drückt die Provisionen. Wer hinter seiner Dienstleistung stehen will, muss sie auch argumentieren können.
Die internen Mitarbeiter sollen gleichzeitig Zeitarbeit und Personalvermittlung bedienen? Das funktioniert nicht, wenn du ernsthaft Umsatz in der PV aufbauen willst.
Die Gründe sind vielfältig: andere Prozesslogik, andere Zeithorizonte, andere Skills. Im Zweifelsfall landet die Aufmerksamkeit immer bei der ANÜ – weil sie schnellere Ergebnisse liefert und das bekannte Terrain ist.
Die Kandidaten für Festanstellungsvermittlung sind oft rar und umworben. Du gewinnst deren Interesse durch interessante Positionen und sinnvolle Karriereschritte – nicht durch eine Auflistung von Anforderungen.
Das Recruiting muss sich aktiv um den Kandidaten bemühen. Der Job des Vermittlers ist es, die Wünsche des Gegenübers zu verstehen und den Job so zu präsentieren, dass er den Bewerber dort abholt, wo er gerade steht.
Soll die Personalvermittlung ein ernsthafter Teil deiner Dienstleistung werden? Dann muss sie auch im Marketing eine entsprechende Rolle spielen. Welchen Eindruck bekommen Interessenten auf deiner Homepage? Bei wichtigen Entscheidungen wie dem nächsten Karriereschritt vertrauen Menschen lieber einem Spezialisten als einem Allrounder.
Wenn du deine Expertise in der PV nicht ordentlich herausstellst, entscheiden sich Kunden und Kandidaten für jemand anderen.
Kundeneinwände bei der Personalvermittlung souverän kontern
Zwei Einwände hören Personalvermittler besonders häufig. Mit der richtigen Argumentation kannst du ihnen begegnen.
„Geben Sie mir eine Garantie oder Nachbesetzung?“
Kunden haben oft Angst vor dem Risiko einer Direktvermittlung. Bei der ANÜ konnten sie den Mitarbeiter vorher testen – jetzt sollen sie direkt zahlen.
Die Argumentation: Wie kannst du als Vermittler Verantwortung dafür übernehmen, dass der Kandidat vor Ort gut behandelt wird? Du hast ein kurzes Positionsbriefing gemacht, einen schnellen Prozess ohne ausführliche Referenzierung. Die Qualität des Onboardings und des Arbeitsklimas liegt beim Kunden.
Erkläre dem Kunden: Die Provision zahlt er für die Vermittlung selbst und dafür, dass du ihm einen qualifizierten Kandidaten zur Verfügung stellst. Wenn er eine Risikoübernahme möchte, braucht ihr eine andere Art von Zusammenarbeit mit mehr Zeit für Qualifikation und Beratung. Beharrt der Kunde dennoch, ist eine anteilige Rückzahlung gestaffelt nach Verbleib des Kandidaten empfehlenswerter als eine komplette Nachbesetzung.
„Ihr Wettbewerber macht das günstiger“
Die klassische Verhandlungstaktik. Die Gegenfrage ist simpel: Warum sprechen wir dann gerade miteinander? Wenn der Wettbewerber so gut wäre, hätte der Kunde seine Stelle ja bereits besetzt.
Natürlich braucht es für diese Haltung eine gewisse Pipeline-Stärke. Je besser deine Auftragslage, desto selbstbewusster kannst du auftreten. Deshalb ist die Arbeit an der eigenen Positionierung und eine regelmäßige Vertriebsaktivität so wichtig.
Was du für den erfolgreichen Start brauchst
Der Weg von der Zeitarbeit zur Personalvermittlung ist machbar, wenn du ihn richtig angehst.
Klare Entscheidung der Geschäftsführung: Ohne ein echtes Commitment bleibt die PV Nebensache. Die Führung muss dahinter stehen – in Worten und Taten.
Realistische Erwartungen: Plane einen Investitionshorizont von mindestens sechs bis zwölf Monaten ein. Die PV liefert nicht sofort Ergebnisse. Wer zu früh aufgibt, verpasst den Punkt, an dem der Knoten platzt.
Spitze Positionierung: Je nischiger du arbeitest, desto effizienter wird dein Sourcing und desto besser kannst du Profile multiplizieren.
Eigene Ressourcen: Trenne die PV personell von der ANÜ. Mitarbeiter, die beides gleichzeitig machen sollen, werden im Zweifel immer die ANÜ priorisieren.
Know-how und Training: Active Sourcing, Auftragsqualifizierung, Konditionsverhandlung, Tagesplanung und Prozesssteuerung über Monate sind Skills, die gelernt werden wollen. Investiere in die Weiterentwicklung deiner Mitarbeiter.
Fazit: Die Personalvermittlung lohnt sich – wenn du es richtig angehst
Die Personalvermittlung kann ein attraktives Geschäftsfeld für Zeitarbeitsunternehmen sein. Der Deckungsbeitrag ist interessant, die rechtliche Komplexität geringer, der Kandidatenpool größer. Doch der Aufbau erfordert mehr als nur den Entschluss, es jetzt mal zu versuchen.
Wer die PV erfolgreich etablieren will, braucht eine klare strategische Entscheidung, realistische Erwartungen an den Zeithorizont, eine spitze Positionierung und das richtige Know-how. Die häufigsten Fehler – von zu breiter Aufstellung über fehlende Auftragsqualifizierung bis zum Marketing, das die ANÜ in den Vordergrund stellt – lassen sich vermeiden, wenn du weißt, worauf es ankommt.
Geht es dir nur um ein gelegentliches Zubrot neben Temp-to-Perm, ist aktiver Profilvertrieb der richtige Ansatz. Möchtest du die Personalvermittlung aber als ernsthaften Geschäftszweig aufbauen, lohnt sich die Investition in Wissen und Begleitung.
Du willst tiefer einsteigen? In diesen Videos und Podcasts gehe ich ausführlicher auf einzelne Aspekte ein:
🎥 YouTube: So ziehst du eine Personalvermittlung richtig auf
🎥 YouTube: Von der Zeitarbeit zur Personalvermittlung – 3 zusätzliche Impulse
🎙️ Podcast: Personalvermittlung richtig aufziehen (mit Daniel Müller, Liebe Zeitarbeit)
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Let’s find solutions.
In meinen Mentoring-Programmen begleite ich Personaldienstleister und Personalberater individuell auf ihrem Weg zu effizienten Prozessen und mehr Umsatz. Ob du gerade erst in die PV einsteigst oder dein bestehendes Geschäft aufs nächste Level bringen willst – gemeinsam schauen wir, wo du stehst und was die nächsten Schritte sind.
Häufige Fragen zur Personalvermittlung für Personaldienstleister
Ein wesentlicher Unterschied zwischen Personalvermittlung und Personalberatung ist die Vergütungsstruktur. Bei der erfolgsbasierten Personalvermittlung bekommst du nur bei Abschluss Geld. Bei der Personalberatung arbeitest du oft mit Anzahlung oder Drittelregelung – du bekommst also Geld vorab, unabhängig vom Ergebnis. Das ermöglicht dir eine intensivere Suche sowie mehr Zeit für qualifizierende und beratende Elemente. Viele Personaldienstleister unterschätzen diesen Unterschied und bieten in der PV Leistungen an, die eigentlich zur Beratung gehören.
Bis die Personalvermittlung profitabel wird, solltest du einen Investitionshorizont von sechs bis zwölf Monaten einplanen. Die ersten Monate wirst du Prozesse anstoßen, ohne sofort Abschlüsse zu sehen. Natürlich kann es auch schneller gehen. Viele geben jedoch zu früh auf. Dabei platzt der Knoten oft genau dann, wenn man kurz davor ist aufzuhören. Um die Sicherheit zu haben, ob du das Richtige tust, empfiehlt sich die Arbeit mit einem Experten.
Ja, für die Personalvermittlung brauchst du idealerweise eigene Mitarbeiter, die sich ausschließlich darauf konzentrieren. Personaldisponenten, die gleichzeitig ANÜ und PV bedienen sollen, werden im Zweifelsfall immer die Zeitarbeit priorisieren. Die Prozesse sind zu unterschiedlich – andere Zeithorizonte, andere Skills, andere Tagesstruktur. Eine personelle Trennung ist der sauberste Weg.
Nein, eine Nachbesetzungsgarantie ist in der Personalvermittlung keine Pflicht, aber Verhandlungssache. Bei erfolgsbasierter Arbeit zahlt der Kunde für die Vermittlung selbst, nicht für das Verbleiben des Kandidaten. Du hast keinen Einfluss auf Onboarding, Arbeitsklima oder Führungsqualität beim Kunden. Wenn der Kunde Risikoübernahme will, braucht es eine andere Zusammenarbeitsform mit Vorabzahlung. Empfehlenswerter als Nachbesetzung ist eine anteilige Rückzahlung, gestaffelt nach Verbleibszeit.
In der Personalvermittlung sind Provisionen von 25 bis 35 Prozent des Bruttojahresgehalts üblich. Die genaue Höhe hängt von deiner Positionierung, der Schwierigkeit der Suche und deinem Verhandlungsgeschick ab. Wichtig ist, dass du deine Provision früh im Prozess klärst – nicht erst, wenn Kunde und Kandidat sich einig sind. Je besser du den Wert deiner Dienstleistung kommunizieren kannst, desto weniger wird gefeilscht.
Für die erfolgreiche Personalvermittlung solltest du dich möglichst spitz positionieren. Breite Spezialisierungen wie IT oder kaufmännisch reichen nicht aus. Besser ist zum Beispiel: Buchhalter oder SAP Personal in einer bestimmten Region. Je spitzer du aufgestellt bist, desto effizienter wird dein Sourcing und desto besser kannst du Profile bei mehreren Kunden platzieren.
Ja, du kannst und solltest Kandidaten bei mehreren Kunden gleichzeitig vorstellen. Bei erfolgsbasierter Personalvermittlung ist diese Profil-Multiplikation entscheidend für deine Wirtschaftlichkeit. Wenn du einen Kandidaten nur einem Kunden vorstellst und der Prozess scheitert, hast du nichts verdient. Stellst du das Profil mehreren passenden Kunden vor, streust du dein Risiko. Strebe diesbezüglich an, dass du einen guten Kandidaten in 3 aktive Prozesse bringst.
Viele Zeitarbeitsunternehmen scheitern an der Personalvermittlung aus zwei Hauptgründen: Erstens steht die Geschäftsführung nicht wirklich dahinter. Die PV bleibt Nebensache, während die ANÜ Priorität hat. Zweitens wird die Komplexität unterschätzt. Personalvermittlung ist ein anderes Geschäft mit anderen Prozessen, längeren Zyklen und anderen Skills. Wer denkt, dass Temp-to-Perm-Erfahrung ausreicht, wird enttäuscht.
über
Simone Straub
Simone Straub ist „Der Personalberater Coach“. Seit 2005 in der Branche bietet sie Training und Coaching für Personalberater, Personalvermittler und Recruiter. Durch ihre langjährige Erfahrung in der Beratung sowie im Bereich Training & Coaching hilft sie ihren Teilnehmern mit konkret umsetzbaren Impulsen, jeden Tag ein bisschen besser zu werden und ihre Ziele zu erreichen. Erfahre mehr zu ihr hier.
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