Kandidaten finden
als Personalberater
Mit diesen fünf Hebeln entwickelst du Exzellenz im Recruiting
“Simone, es ist so schwer, gute Kandidaten zu finden.”
Diesen Satz habe ich neulich wieder einmal in meinem Mentoring gehört. So sehr ich für meinen lieben Kunden Mitgefühl empfinde, so muss ich dennoch sagen: “Ja, exactly that’s the point! DAS ist der Grund, weshalb dein Kunde dich beauftragt hat und es ist DEINE Aufgabe, diese Nuss jetzt zu knacken.”
Kurz gesagt: „Difficult is our business.“ Natürlich ist es schwierig, Kandidaten zu finden als Personalberater. Aber genau dafür wirst du bezahlt.
Deshalb zweifle nicht zu sehr an deinem Markt oder der Auswahl deiner Projekte. Hinterfrage zuerst das Level deiner Fähigkeiten, wenn du die Besetzungsnuss nicht geknackt bekommst.
Premium Entlohnung für Peanut-Recruiting?
Die Dienstleistung der Personalberatung ist für viele interessant, weil es dort scheinbar viel Geld zu verdienen gibt. Die Platzierung eines Kandidaten bringt in vielen Fällen mindestens einen fünfstelligen Betrag.
Dennoch erwarten viele, dass das Geld relativ einfach durch etwas intuitives Sourcing verdient werden kann. Ja, tatsächlich kann der Fakt, dass du einfach mehr Zeit als dein Kunde auf die zur Verfügung stehenden Recruitingkanäle investierst, bereits die erfolgreiche Besetzung fördern. Doch in vielen Fällen hilft das allein nicht.
Was es zusätzlich braucht, um Kandidaten zu finden, sind Experten-Skills im gesamten Recruitingprozess: von der Positionsbesprechung, über die Suchstrategie und -vorbereitung, das Sourcing, die Ansprache und das Projektmanagement.
Oft verlassen sich Berater in diesen Phasen auf intuitive Skills. Sie machen es so, wie sie denken, dass es passt. Oder man stellt Werkstudenten ein und schickt sie mit einer kurzen Einführung los, um Generisches zu vervielfachen.
Das hat jahrelang einigermaßen funktioniert, wird es insbesondere mit dem Einzug von KI aber in Zukunft nicht mehr.
Entwickle Beraterstolz und wachse zu einem wirklichen Experten!
In Zeiten, in denen durch Technologie Generisches potenziert werden kann, siegen diejenigen, die wirkliche Probleme lösen! Dafür musst du dein Geschäft tatsächlich verstehen.
Du brauchst ein 1A-Verständnis, wie Ergebnisse in der Personalberatung erzielt werden und an welchen Stellschrauben im Prozess du drehen kannst.
Damit das kein leerer Appell bleibt: Hier sind 5 Hebel, an denen du konkret arbeiten kannst, um für jede deiner Suchen passende Kandidaten zu finden.
Fünf Hebel, mit denen du mehr Kandidaten findest
Ob deine Suche zäh wird oder eine realistische Chance auf Erfolg hat, hängt stark von fünf Hebeln ab:
1. Positionsbesprechung – mach es gescheit oder lass es.
Ein lieber Kunde von mir hat einmal gesagt: “Der Anfang bestimmt das Ende.” Damit hat er so recht.
Dein “Anfang” der Platzierung ist die Positionsbesprechung. In dieser geht es mitnichten nur darum, maximal gut zu verstehen, was genau der Kunde sucht.
Es geht auch darum:
Je mehr Spielraum du beim gesuchten Profil hast, umso einfacher tust du dich in der Besetzung. Wenn du etwas Interessantes zur Stelle erzählen und wirkliche Mehrwerte deines Kunden kommunizieren kannst, wird das die positive Antwortrate auf deine Ansprachen in die Höhe katapultieren.
Klare Prozesse lassen den Kunden wissen, was von ihm erwartet wird und bringen gute Kandidaten schneller ins Ziel.
2. Suche mit System statt mit Bauch
Vermutlich wirst du als Personalberater mehrere Suchen gleichzeitig betreuen. Diese Suchen sind unterschiedlich weit fortgeschritten und irgendwann verlierst du vermutlich auch etwas den Überblick, WAS du für WELCHE Suche bereits in WELCHER Intensität getan hast. Das führt zu einem Problem, das ich regelmäßig beobachte:
Der Berater denkt zwar, dass er in der betreffenden Suche bereits ALLES getan hat. Schauen wir uns dies dann aber nochmal genauer an, ist dies leider nicht der Fall.
1. Entweder war der Personalberater auf einer bestimmten Quelle doch nicht unterwegs oder
2. hat weniger Zeit investiert, als ursprünglich gedacht oder
3. hat die Möglichkeiten der Plattform nicht genügend ausgereizt.
Das passiert, wenn ein System fehlt: Ein fester Prozess, der für jede beauftragte Suche durchlaufen wird und eine Checkliste für jede Quelle, die sicherstellt, diese entsprechend ihrer Möglichkeiten genutzt zu haben.
Meine Kunden nutzen dafür einen “Job Activity Tracker”.
Und du?
Bist du immer noch der Annahme, den Status Quo deiner Suchen im Kopf zu haben und landest am Ende doch immer wieder nur auf Xing oder LinkedIn?
3. Bringe deine Sourcing-Skills auf Meister-Niveau
Ein System sagt dir, was du getan hast. Deine Sourcing-Skills bestimmen, wie gut du es getan hast. So hilft dir eine Checkliste zu den möglichen Recruitingkanälen, wichtige Quellen für dein Sourcing nicht zu vergessen und diese auf unterschiedliche Weise anzusprechen.
Um Kandidaten zu finden, die andere nicht finden, musst du mit deinen Fähigkeiten dem Markt eine Nasenlänge voraus sein. Genau das ist das, was KI eben nicht mehr kann. KI nutzt das allgemein verfügbare Wissen und hebt die breite Masse der Dienstleister auf ein Level an.
Doch DU musst mit Köpfchen die Kanäle bespielen, um Kandidaten in Ecken herauszugraben, wo andere sie nicht (mehr) vermuten.
Im Active Sourcing ist diesbezüglich zum Beispiel ein Geheimtipp, mit der Fachabteilung oder mit zukünftigen Kollegen des Kandidaten zu sprechen. HR kann dir zwar wichtige Rahmenbedingungen nennen. Die Fachabteilung hingegen kann dir viel konkreter erklären,
Das hilft dir bei der Entwicklung alternativer Suchbegriffe und einer wesentlich konkreteren Ansprache der Kandidaten. Ich weiß, das klingt zunächst nach mehr Aufwand. Das ist es auch. Es ist aber eben genau das, was den Profi vom Generalisten unterscheidet.
So gibt es in jedem der Kanäle Möglichkeiten, dein intuitives Verständnis auf Meister-Niveau zu bringen: Empfehlungsfragen, Stellenanzeigen schalten, Arbeit mit der bestehenden Datenbank, Erstansprache über Xing/Linkedin, Mailings oder Telefon, Strukturident und vieles mehr.
4. Kommuniziere aus Sicht des Kandidaten
Wenn du Kandidaten von deinem Kunden überzeugen möchtest, ist die einzig relevante Frage für ihn: “What’s in it for me?”. Der Kandidat möchte wissen:
Es ist deine Aufgabe, ihm oder ihr genau diese Fragen zu beantworten.
Ob du dieses Mindset bereits verinnerlicht hast, kannst du leicht an deinen Kandidatenansprachen sehen. Klassische Formulierungen klingen ungefähr so: „Ihr Profil passt sehr gut zu einer Position, die ich aktuell für einen Kunden besetze.“ oder “Mein Kunde sucht gerade einen erfahrene/n…“. Das gesuchte Profil ist dann eine Position, die der angesprochene Kandidat aktuell schon inne hat. Dass dieser dann keinen Vorteil in der beruflichen Veränderung sieht, ist nachvollziehbar.
Auch die Kommunikation in der Kandidatenqualifizierung und im weiteren Prozess wird oft aus der Sicht geführt, ob der Kandidat gut auf den Kunden passt. Im schlimmsten Fall gewinnt der Kandidat dann den Eindruck, dass es nur darum geht, dass er sich beim Kunden vorstellen lässt und zuletzt den Arbeitsvertrag unterschreibt.
Wenn du allerdings schlau bist, stellst du das Interesse des Kandidaten in den Vordergrund. Das hilft dir bei der überzeugenden Argumentation und am Ende auch dabei, dass der Kandidat nicht nur einen Vertrag unterschreibt, sondern das Arbeitsverhältnis auch antritt und langfristig bei deinem Kunden bleibt.
5. In einem Kandidatenmarkt brauchst du die besten Jobs
Auch wenn der gleich folgende Punkt für dich im ersten Schritt vielleicht nicht viel mit erfolgreichem Recruiting zu tun hat, so gehört er dazu: Wenn du attraktive Kunden und spannende Aufträge hast, wird Recruiting für dich zum Kinderspiel. Es ist deswegen unheimlich wichtig, dass du mit deiner Projektakquise nie aufhörst, selbst wenn du momentan Projekte bearbeitest.
Gerätst du aufgrund einer fehlenden Pipeline unter Druck, jedes Projekt annehmen zu müssen, wirkt sich das selbstverständlich auch auf die Besetzungswahrscheinlichkeit aus. Schließlich bist du zwar Experte auf deinem Gebiet, aber am Ende kein Zauberer. Es kann deswegen sein, dass du zwar denkst, du hast ein Recruitingproblem. Möglicherweise liegt die Lösung für deine Herausforderungen jedoch eher auf Akquiseseite. Schau dir dazu gern dieses Video an:
Hinweis: Wenn du auf den Link klickst, verlässt du diese Webseite und wirst zu YouTube weitergeleitet. Dabei können Daten an Google übermittelt werden. Weitere Informationen dazu findest du in der Datenschutzerklärung von Google.
Nun könntest du sagen, dass attraktive Kunden mit spannenden Aufträgen vermutlich kein Recruitingproblem haben. Ein Problem mit der Anzahl an Bewerbungen haben sie vermutlich nicht. Doch finden sie die qualitativ passenden Kandidaten?
Außerdem liegt es in großen Teilen auch an DEINEN Fähigkeiten in der Positionsbesprechung, wie du die Anforderungen flexibilisieren und aus dem Hidden Champion seine USPs herauskitzeln kannst. Genau hier schließt sich der Kreis zu meinem Eingangsstatement: Du musst Experte auf deinem Gebiet sein, um Rohdiamanten zu erkennen und diesen mit den richtigen Fähigkeiten zum Glänzen bringen. Das wird dir eine KI nie wegnehmen können, weil es Erfahrung, vernetztes Denken und den absoluten Willen braucht, für den Kunden eine Lösung für sein Problem zu erreichen.
Was deinen Wert als Personalberater ausmacht
Kandidaten finden ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die viel Expertise erfordert. Genau darin liegt dein Wert. Dein Kunde zahlt dich nicht dafür, dass du eine Plattform öffnest, ein paar Suchbegriffe eingibst und möglichst viele Lebensläufe schickst. Dafür könnte er sich auch selbst einen Zugang kaufen. Er zahlt dich dafür, dass du ein Problem löst, das er allein nicht lösen kann.
Dafür brauchst du Struktur, Marktverständnis, Gesprächsführung, ein sauberes Suchsystem und die Fähigkeit, Kandidaten wirklich zu verstehen. Vor allem brauchst du den Mut, Kunden zu führen, statt nur ihre Wunschliste abzuarbeiten. So findest du auch in einem schwierigen Markt passende Kandidaten und hebst dich von Marktbegleitern ab: weg von austauschbarer Vermittlung, hin zu professioneller Beratung.
Mehr zum Thema:
Du willst tiefer einsteigen? In diesen Formaten gehe ich auf einzelne Aspekte ausführlicher ein:
🎥 YouTube: 3 Anfänger-Fehler von Personalberatern beim Active Sourcing
🎥 YouTube: Richtiges Active Sourcing machst du nicht nebenbei
🎥 YouTube: Schriftliche Kandidatenansprache – So hebst du dich vom Mainstream ab!
🎥 YouTube: Kandidaten finden, die andere nicht finden
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Let’s find solutions.
In meinen Mentoring-Programmen begleite ich Personalberater und Personaldienstleister dabei, ihr Recruiting systematisch aufzubauen und konstant bessere Ergebnisse zu erzielen.
Egal, ob du aktuell zu wenig passende Kandidaten findest oder dein bestehendes System effizienter gestalten willst, gemeinsam schauen wir, wo dein Engpass liegt und welche Schritte dich wirklich weiterbringen.
Häufige Fragen
Wenn du zu wenige Kandidaten findest, liegt das nicht automatisch am Markt. Es kann an deinen eigenen Fähigkeiten liegen: an einer unklaren Positionsbesprechung, einem zu starren Anforderungsprofil, fehlenden Wechselargumenten oder einer unsystematischen Suche. Der Markt kann schwierig sein. Entscheidend bleibt trotzdem, wie professionell du mit dieser Schwierigkeit umgehst.
Eine gute Positionsbesprechung geht deutlich über Aufgaben, Anforderungen und Gehalt hinaus. Konkret bedeutet das: Erwartungen zum Kandidatenprofil managen, Flexibilität in den Anforderungen generieren, echte USPs der Stelle herausarbeiten, Feedback zum Gehalt und Benefits geben sowie Prozesse und Verfügbarkeiten verbindlich absprechen. Je mehr Spielraum du beim gesuchten Profil hast und je überzeugender du die Stelle argumentieren kannst, desto erfolgreicher wird deine Suche.
Viele Personalberater nutzen für die Kandidatensuche ihre vorhandenen Quellen nicht konsequent genug. Dazu gehören die eigene Datenbank, Kandidaten aus laufenden Prozessen, bereits vermittelte Kandidaten, Empfehlungen und Zielfirmenlisten. Entscheidend ist, diese Quellen nicht nur gelegentlich zu nutzen, sondern systematisch zu bearbeiten und regelmäßig zu dokumentieren, was bereits getan wurde. Ein bewährtes Werkzeug dafür ist der Job Activity Tracker: Er dokumentiert pro Suche, welche Kanäle in welcher Tiefe bearbeitet wurden – und macht Lücken sichtbar, bevor wertvolle Zeit verloren geht.
Active Sourcing ist wichtig, um Kandidaten zu finden, aber es löst nicht jedes Problem. Wenn der Auftrag unklar ist, das Anforderungsprofil zu eng bleibt oder die Position aus Kandidatensicht keinen echten Mehrwert bietet, wird auch gutes Active Sourcing mühsam. Erfolgreiches Sourcing beginnt deshalb vor der eigentlichen Suche: mit einem guten Briefing, klaren Suchbegriffen und echten Argumenten für den Kandidaten.
Eine gute Kandidatenansprache beantwortet nicht zuerst die Frage, warum der Kandidat zum Kunden passt. Sie beantwortet die entscheidende Frage eines jeden Kandidaten: „What’s in it for me?“ Er will wissen, welchen Mehrwert ein Wechsel bringt, ob sich dieser lohnt und wie die neue Option seine aktuelle Situation verbessert. Zeige konkret, welcher nächste Karriereschritt möglich ist, welche Entwicklung die Rolle bietet und warum sich ein Gespräch lohnt. Je spezifischer deine Argumentation, desto höher die Wahrscheinlichkeit auf eine positive Rückmeldung.
Nicht jeder Auftrag ist ein guter Auftrag. Bevor du in eine aufwändige Suche gehst, prüfe: Passt die Position zu deiner Expertise? Ist das Gehalt marktgerecht? Zeigt der Kunde echte Verbindlichkeit im Prozess? Und vor allem: Gibt es überzeugende Wechselargumente, mit denen du Kandidaten ansprechen kannst? Fehlt einer dieser Punkte, steigt dein Risiko, monatelang zu suchen und am Ende den Auftrag nicht abzuschließen. Attraktive Aufträge sind kein Glück, sondern das Ergebnis konsequenter Projektakquise. Warum das Nein dabei dein größter Umsatzhebel ist, erfährst du hier: Warum Million-Biller öfter Nein sagen
über
Simone Straub
Simone Straub ist „Der Personalberater Coach“. Seit 2005 in der Branche bietet sie Training und Coaching für Personalberater, Personalvermittler und Recruiter. Durch ihre langjährige Erfahrung in der Beratung sowie im Bereich Training & Coaching hilft sie ihren Teilnehmern mit konkret umsetzbaren Impulsen, jeden Tag ein bisschen besser zu werden und ihre Ziele zu erreichen. Erfahre mehr zu ihr hier.
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