Kundenprozesse kürzen mit dem Milestone Close

Ärgerst Du Dich auch manchmal über Prozesse auf Kundenseite, die ewig dauern? Dann erzähle ich für Dich nach dem Intro von einer Möglichkeit, wie Du Deine Prozesse von Beginn an straffen kannst.

Da bist Du ja! Du kennst das Problem von langwierigen Prozessen auf Kundenseite also auch. Dann ist für Dich das heutige Thema ganz besonders interessant. Ich stelle Dir nämlich gleich den Milestone Close vor.

Bevor wir allerdings darüber sprechen, eine kurze Frage an Dich. Weißt Du eigentlich, dass ich auch offene Seminare anbiete? Schau doch einmal auf der Seite seminare.simonestraub.com vorbei. Dort siehst Du, welche unterschiedlichen Seminare ich aktuell anbiete. Bestimmt ist auch ein interessanter Kurs für Dich dabei. Ich würde mich freuen, Dich vielleicht einmal persönlich kennenzulernen und Dir den einen oder anderen Impuls bei einem Seminar mitzugeben.

Zurück zum Milestone-Close. Der Milestone-Close ist eine Möglichkeit, um Prozesse von Beginn an zu straffen. Die Voraussetzung für den Milestone-Close ist die Beantwortung der folgenden Frage:

 Bis wann muss die Position spätestens besetzt sein? 

In den meisten Fällen antwortet der Kunde zuerst mit: „Asap.“ Gib Dich damit allerdings nicht zufrieden. Hake tiefer nach mit dem Ziel, ein konkretes Datum zu erhalten. Wenn Du dieses konkrete Datum erfragt hast, erfahre mehr zum genauen Besetzungsdruck. 

Folgende Fragen können Dir dabei helfen:

• Weshalb genau dieses Datum?
• Was passiert, wenn bis zu diesem Datum kein Kandidat gefunden ist?
• Wer macht die Arbeit aktuell?
• Weshalb ist die Position überhaupt zu besetzen?

Mit diesen Informationen findest Du heraus, wie dringend die Position tatsächlich besetzt werden muss. Sie helfen Dir künftig immer dann, wenn Du ein Commitment vom Kunden möchtest oder sich dieser nicht an Absprachen hält.

Hast Du nun das Datum erfahren, setzt Du Dich im nächsten Schritt intensiv mit dem Interviewprozess des Kunden auseinander. Dabei ist es nicht mit oberflächlichen Fragen nach der Anzahl der Interviews oder der involvierten Entscheidungsträger getan. Du möchtest ganz genau wissen, weshalb diese Schritte stattfinden und vor allem, wie lang der gesamte Prozess durchschnittlich dauert. 

Stelle Fragen wie zum Beispiel:

• Wie lang dauert es, bis ich Feedback auf meine verschickten Profile erhalte?
• Wie lang dauert es normalerweise, bis das erste Interview stattfindet?
• Wie lange braucht es, bis sie sich nach dem Interview entscheiden können, ob es weiter geht?
• Wie lang dauert es nach dem finalen Interview, bis eine endgültige Entscheidung getroffen ist?
• Wie lange dauert es, bis ein Vertrag ausgestellt und zum Kandidaten geschickt wird?

Du möchtest verstehen, wie viel Zeit der Prozess ohne besondere Vorkommnisse beansprucht. Wenn Du diese Informationen hast, kannst Du den Milestone-Close ansetzen. Ich demonstriere ihn Dir an einem konkreten Beispiel. 

Angenommen, wir haben einen Kunden, der zum 01.04. eine Position als Vertriebsmitarbeiter besetzen möchte. 

Zum 01.04. deswegen, weil ab dann die Position unbesetzt ist und damit ein wichtiges Vertriebsgebiet brachliegt. An jedem Tag können Marktanteile und damit bares Geld an die Konkurrenz verloren gehen.

Der Kunde hat im Interviewprozess folgende Rahmendaten: 

• eine Woche bis Feedback auf CV’s kommt (u.a. weil Fachabteilungen involviert werden müssen)
• 1-2 Wochen bis Interviews stattfinden 
• 2-3 Tage bis nach Interviews Entscheidung gefällt wird
• Gute Woche bis zur Vertragserstellung

Im ersten Schritt fasst Du nun den Besetzungsdruck zusammen.

„Lieber Kunde, Sie suchen bis zum 1.4.18 einen Vertriebsmitarbeiter, der Ihnen ein unbesetztes Vertriebsgebiet besetzt. Finden Sie ihn nicht bis zu diesem Datum, verlieren Sie Marktanteile und damit bares Geld. Ist das so korrekt?“

Lass Dir diesen vom Kunden bestätigen. Das sensibilisiert den Kunden und macht ihm seine Situation noch einmal bewusst. 

Gehe dann mit ihm den Interviewprozess durch:

„Lieber Kunde, wenn wir heute am 08.02. mit der Suche beginnen, dann können wir Ihnen circa am 16.02. die ersten Profile schicken. Mit etwa einer Woche Feedback zu den CVs sind wir beim 23.02. In circa ein bis zwei Wochen können dann die ersten Interviews stattfinden. Vorausgesetzt, es läuft alles reibungslos und der Kandidat kann es einrichten, wird dies um den 02.03. der Fall sein. Dann besprechen Sie Feedback, und eine gute Woche später kommt das nächste Interview am 16.03. Das finale Interview wäre dann um den 28.03. herum. Mit 2-3 Tagen Bedenkzeit würde am 30.3. die finale Entscheidung vorliegen. Ab finaler Entscheidung benötigen Sie nochmal circa eine Woche, um das Angebot zu verschicken. Der Kandidat hat dieses dann um den 6.4. vorliegen. Im Idealfall ist der Kandidat bereits ohne Arbeit, damit er am 15.4. sofort bei Ihnen starten kann. Wahrscheinlicher ist jedoch, dass er noch nicht arbeitslos ist und erst einmal kündigen muss. Das bedeutet, dass der Kandidat frühestens zum 15.05. oder aber erst zum 01.06. zur Verfügung steht. Dies auch nur, wenn dieser im günstigsten Fall eine Kündigungsfrist von vier Wochen hat.

Sie sehen, dass wir mit dem aktuellen Interviewprozess weit über dem gewünschten Startdatum liegen. Welche Möglichkeiten sehen Sie, diesen zu straffen?“

Ist dieser Close nicht eine tolle Sache? Du benutzt nicht wie viele andere Berater allgemeine Formulierungen wie „der Interviewprozess ist schon recht lang, den müssen wir beschleunigen, damit wir keine Kandidaten verlieren“. Du hast Dich konkret auf die Situation des Kunden bezogen und damit Bewusstsein für die Konsequenzen eines solchen Vorgehens geschaffen. Dies ist die optimale Vorraussetzung, um das Vorgehen zu optimieren. Außerdem kannst Du mit dieser Transparenz schon im Vorfeld mögliche Probleme im Vermittlungsprozess absehen und vorausschauender agieren. Du kannst den Milestone-Close übrigens auch rückwärts closen, also nicht vom heutigen Datum nach vorne, sondern vom 01.04. zurück, um dann festzustellen, „lieber Kunde, wenn wir Deine Deadline hätten halten wollen, hätten wir eigentlich schon im November anfangen müssen“. 

Der Milestone-Close ist für Dich eine gute Möglichkeit, um Prozesse zu straffen. Er funktioniert allerdings nur, wenn es ein Enddatum für die Besetzung gibt. Wenn es kein Enddatum gibt, ist das Anwenden schwierig. Sehr wahrscheinlich wird dann nicht nur der Close schwierig sein, sondern auch die Steuerung des Prozesses. Das sind nämlicher typischerweise die Suchen, bei denen der Kunde so lange sucht, bis der richtige Kandidat gefunden ist. Dein Bauch grummelt beim Lesen zu recht. Lange Prozesse und wählerische Kunden sind oft die Folge. Entscheide dann also bewusst, ob und wie viele Ressourcen Du in die Suche investieren möchtest.

Das war der Milestone-Close. Solltest Du Fragen oder Kommentare dazu haben, hinterlasse mir gern ein Kommentar im Blog. Ich wünsche Dir viel Erfolg beim Ausprobieren und …

Happy Hunting!