So verdoppelst Du Deine Effizienz mit Coding!

Jedes Jahr das Gleiche: die Steuererklärung ist fällig! Wir sammeln unsere Belege zusammen, Belege um Belege, aus allen möglichen Ecken und Enden, und es gibt da diesen einen Beleg, von dem wir wissen, dass er existiert, er ist wirklich wichtig, aber man findet ihn einfach nicht, obwohl man mühselig danach sucht. Die Steuererklärung gehört für die meisten von uns sowieso nicht zu den Lieblingsaufgaben und dann verliert man noch ewig Zeit auf der Suche nach diesem einen Beleg. Ich habe mit der Zeit gelernt, meine Belege entsprechend mit Trennstreifen, Trennblättern und sonstigen Markierungen zu organisieren. Du hast vielleicht auch Dein System gefunden.

In einer Masse von Informationen und Details den Überblick zu behalten, ist auch für den Personalberater wichtig. Dafür hast Du eine Datenbank, in der Du Deine ganzen Kandidaten und Kontakte einpflegst. Über die Jahre hinweg können sich so jedoch ziemlich viele Datensätze ansammeln. Das, was für die Belege in der Steuererklärung die Trennstreifen und die Trennblätter sind, sind in Deiner Datenbank die Codes.

Was meine ich mit „Coding?“ Coding heisst, die Kontakte in der Datenbank, nach Erfahrungslevel, Branche, Skills, Positionen, oder was auch immer, zu markieren. Jeder der bloggt, kennt die Tag-Wolken an der rechten Seite. Diese Tags helfen, Beiträge zu einem bestimmten Thema zu finden. So helfen uns Codes, in unserer Masse an Kandidaten und Kunden entsprechende Kontakte wiederzufinden.  Code ich nicht, kostet es mich sehr viel Zeit, mich zielgerichtet in der Fülle an Kontakten zu bewegen. Coding ist effizient. Effizienz die Du brauchst, um aus Deiner aktuellen Arbeitszeit mehr rauszuholen. Vielleicht arbeitest Du momentan Deine 9 Stunden oder mehr und machst 1-2 Abschlüsse im Monat. Willst Du – um die Abschlusszahl zu verdoppeln – dann auch auf 16 Stunden erhöhen? Klingt nicht verlockend? Kann ich nachvollziehen 🙂 Deswegen solltest Du Dir über Effizienz Gedanken machen, und auch über so etwas Trockenes wie „Coding“.

Wir coden zweierlei Kontakte: Kandidaten und Kunden. Lass uns zuerst die Kandidaten anschauen. Grundsätzlich sollten alle Kandidaten gecodet werden. Empfehlenswert ist ein Coding nach Branche, Skills und Erfahrungslevel. Das macht es möglich, schnell und effizient zu suchen, um passende Kandidaten wiederzufinden. Außerdem kannst Du mit ein paar Mouseklicken Deinem Kunden bereits eine erste Einschätzung zu einer Beauftragung geben und so zielgerichtet Flexibilität sowie Commitment generieren. Grundsätzlich ist es wirklich schade, wenn man über die Jahre hinweg arbeitet und regelmäßig gute Kandidaten in der Datenbank sammelt, sie aber nicht wiederfindet.

So einen Fall hatte ich vor Kurzem. Ein sehr erfahrener Berater, mit 350.000,- Euro Umsatz im letzten Jahr, arbeitet mit einer externen Researcherin zusammen. Er ist seit ca. sechs Jahren in seinem Markt und hat jetzt über die Zeit hinweg 7.000 Kandidaten in seiner Datenbank angesammelt. Was er leider nicht konsequent gemacht hat, ist das Coding dieser Kandidaten. Das heißt, diese Kandidaten haben nicht durchgängig Skill Codes, sie haben auch keine Erfahrungscodes. Dies erschwert ihm die Abwicklung von Suchen, weshalb er mit einer Researcherin zusammenarbeitet. Du kannst Dir sicherlich vorstellen, wie ärgerlich es ist, wenn die Mitarbeiterin Zeit in die Suche und Ansprache von Kandidaten investiert und der Berater im Nachgang feststellt, dass die Kandidaten inkl. Kontaktdaten und Lebenslauf bereits in der Datenbank vorhanden waren?! Diesen Schritt könnte er sich sparen, wenn diese 7.000 Kandidaten in der Datenbank, gut gecodet wären. Dann müsste er nur eine zielgerichtete Suche durchführen, die Kontaktdaten ansehen, Telefonnummer wählen und anrufen. Schnelligkeit zählt – gerade im erfolgsbasierten Geschäft.

Das Coding ist jedoch nicht nur für die Kandidaten wichtig, sondern auch für die Kunden. Weshalb für die Kunden? Kunden werden definitiv auch nach Skills gecodet, möglicherweise auch nach Branchen. Weshalb? Gerade in der erfolgsbasierten Personalvermittlung ist dieses Coding ein absolutes Muss für ein gutes Umsatzlevel. Es hilft, wenn die Interviews niedrig sind und sorgt für eine konstante Pipeline.

Du als erfolgsbasierter Personalvermittler arbeitest nur erfolgreich, wenn Du multiplizierst. Du übernimmst das Risiko, dass eine Suche von Dir nicht zum Erfolg führt. Dieses Risiko kannst Du nur tragen, wenn Du Kandidaten nicht nur bei einem Kunden vorstellst sondern bei mehreren. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses. Um dieses Prinzip optimal zu erfüllen musst Du wissen, welche Unternehmen / Ansprechpartner Du anrufst wenn Du Kandidaten mit einem bestimmten Skillset hast. Wie willst Du Dich jedoch bei Deinen mehreren hundert Kontakten genau an DIE erinnern, die an diesem Profil Interesse haben könnten? Richtig – Du vermerkst bei Deinen Kunden mit Hilfe von Codes, welche Profile sie sehen möchten. Dies erleichtert Dir die Zuordnung und erhöht Deine Anzahl von Interviews.

Ganz nebenbei ist ein konkreter Kandidat auch ein toller Aufhänger fürs Gespräch. Die Ansprechpartner freuen sich, endlich einmal mit etwas Konkretem beglückt zu werden anstatt mit diesen allgemeinen „Ich wollte mal fragen wie die Situation ist“ Gesprächen.

Als ich damals bei Computer Futures angefangen habe, halfen mir Codes dabei innerhalb von 3 Wochen meinen ersten Abschluss zu machen – mit einem Unternehmen und einem Kandidaten welche vorher noch nicht bekannt waren. Wie ist das Ganze passiert? Ich habe den Kunden angerufen, bin mit ihm ins Gespräch gekommen. Dabei habe ich ihm eine wichtige Frage gestellt –  welche ich Dir später verrate! Auf diese Frage habe ich Kerninformationen zum Wunschprofil erhalten. Ich habe diesen Kunden inkl. der Codes dann entsprechend ins System eingepflegt. Ein paar Tage später hatte ich einen Kandidaten bekommen, und ich erinnerte mich an einen Kunden, der immer ein offenes Ohr für AX Dynamics Kandidaten hatte.

Hast Du Kopf wie Sieb, musst Hu aufschreiben – oder coden! Ich bin dann in die Datenbank, habe diesen Skill Code eingegeben und plopp – kam der Manager hoch, mit dem ich damals gesprochen hatte. Ich rief ihn an und stellte ihm den Kandidaten vor. Der Kandidat wurde eingeladen, es gab ein Interview, er hat gepasst, und ein Abschluss kam zustande. Man kann also nicht nur in der Freiberuflichkeit oder in der Arbeitnehmerüberlassung schnelle Abschlüsse machen, es geht auch in der Festanstellung. Ich muss diesen Matching-Prozess nur sehr schnell vollziehen können, und dafür sind Codes wichtig.

Wenn Du Dich jetzt fragst, was das für eine Knüllerfrage war, die ich dem Kunden gestellt habe, dann würde ich Dir empfehlen, in das Bonusmaterial dieses Videos zu gehen. Lass sie Dir zuschicken und hefte sie die nächsten Wochen an Deinen Bildschirm.  Auf Basis der Antworten, die Du generierst , gibst Du Skill Codes ins System ein. Sobald Du das passende Profil dazu hast, meldest Du Dich beim Kunden und mit etwas Glück gibt es erst ein Interview und dann einen Abschluss.

Ich wünsche Dir auf jeden Fall viel Spaß beim Ausprobieren und viel Erfolg!