Positionsbesprechung

In dieser Folge knüpfen wir an das vorhergehende Thema der Kundenakquise an.

Wenn du einen Auftrag gewonnen hast, dann ist der erste Schritt die Besprechung der Position. In dieser Folge erfährst du welche Punkte dabei inhaltlich wichtig sind, wie du aktiv die Platzierungswahrscheinlichkeit deines Auftrages erhöhst und wen du für die Positionsbesprechung am besten mit ins Boot holst.

Ich möchte diese Folge mit einer Geschichte starten.

Ein junger Mann zieht in die Stadt und geht zu einem großen Kaufhaus, um sich dort nach einem Job umzusehen. Der Manager fragt ihn:

„Haben Sie denn irgendwelche Erfahrungen als Verkäufer?“

„Klar! Wo ich herkomme war ich immer der Top-Verkäufer.“

Der Manager findet den selbstbewussten jungen Mann sympathisch und stellt ihn ein. Der erste Arbeitstag ist hart, aber er meistert ihn. Nach Ladenschluss kommt der Manager zum neuen Mitarbeiter.

„Wie viele Kunden hatten Sie denn heute?“

„Einen.“

„Nur einen? Unsere Käufer machen im Schnitt 20 bis 30 Verkäufe am Tag. Wie hoch war denn die Verkaufssumme?“

„210.325,65 €.“

„210.325,65 €? Was haben Sie denn verkauft?“

„Zuerst habe ich dem Mann einen kleinen Angelhaken verkauft. Dann habe ich ihm einen etwas größeren Angelhaken verkauft. Dann verkaufte ich ihm einen noch größeren Angelhaken, und schließlich verkaufte ich ihm eine neue Angelrute. Dann fragte ich ihn, wo er denn eigentlich zum Angeln hin wollte, und er sagte, hoch an die Küste. Also sagte ich ihm, er würde ein Boot brauchen. Wir gingen dann rüber in die Bootsabteilung und ich verkaufte ihm die doppelmotorige Sea Wind. Mein Kunde bezweifelte, dass sein Honda Civic dieses Boot würde ziehen können. Daher ging ich mit ihm rüber in die Automobilabteilung und verkaufte ihm diesen Pajero mit Allradantrieb.“

„Sie wollen mir also sagen, ein Mann kam zu ihnen um einen Angelhaken zu kaufen. Sie haben ihm gleich mehrere Haken, eine neue Angelrute, ein Boot und einen Geländewagen verkauft?“

„Nein, nein. Er kam her und wollte eine Packung Tampons für seine Frau kaufen. So sagte ich zu ihm: ‚Nun da ihr Wochenende doch sowieso langweilig ist, könnten Sie ja ebenso gut angeln gehen.“

Haha. 😉

Okay. Lustig oder nicht, aber diese Geschichte verdeutlicht eines was du in der Positionsbesprechung ebenfalls tun solltest: Kreiere dir Möglichkeiten.

Bei der Positionsbesprechung geht es nämlich nicht ausschließlich darum, die Position zu verstehen und eine „Bestellung“ davon aufzunehmen, was dein Kunde sich wünscht.

Zusätzlich solltest du auch vier weitere Aspekte beachten:

1. Kreiere Flexibilität aufs Anforderungsprofil. So erhöhst du die Wahrscheinlichkeit der Besetzung.
2. Stimme die Vermittlungsprozesse ab. Du möchtest mögliche Hindernisse im Besetzungsprozess am besten frühzeitig erkennen und diese eliminieren. So vermeidest du, dass du am Ende ewig auf Feedback zu deinen Lebensläufen oder auf Terminvorschläge fürs Interview wartest (weil z.B. deine Ansprechpartner außer Landes, in Terminen oder im Urlaub sind).
3. Arbeite die Selling Points der Position und des Unternehmens heraus, um den Kandidaten für deinen Auftrag gewinnen zu können. Je besser du informiert bist, was die Stelle und das Unternehmen so attraktiv macht, umso mehr Kandidaten kannst du auch überzeugen.
4. Erkläre dem Kunden, was genau im Suchprozess geschehen wird. Denn damit hat der Kunde ein gutes Gefühl und vergibt den Auftrag nicht noch an deine Konkurrenz oder, wenn du Personalberater bist, lässt erfolgsbasierte Personalvermittlungen daran mitarbeiten.

Nimm also nicht nur die Bestellung auf, sondern kümmere dich wirklich aktiv um die Erhöhung der Platzierungswahrscheinlichkeit.

Eigentlich kann man die Geschichte auch noch sprichwörtlicher nehmen, denn du solltest dich natürlich auch um Zusatzverkäufe kümmern. Zusatzverkäufe in der Form, dass du schaust, ob nicht aktuell oder zukünftig noch weitere Positionen zu besetzen sind.

Du wärst übrigens nicht der erste, dem es passiert, dass du eine Positionsbeschreibung aufnimmst, mit dem Auftrag ins Büro gehst und anfängst zu arbeiten. Nur um dann im Nachgang zu erfahren, dass es auch noch weitere Positionen zu besetzen gegeben hätte.

Personalberater sind übrigens für die Positionsbesprechung immer persönlich vor Ort. Gerade dann, wenn sie das erste Mal mit einem Kunden zusammen arbeiten, ist das extrem wichtig.

Da solltest du übrigens nicht nachlässig werden.

Ich habe beim letzten Training einen gestandenen Personalberater in der Gruppe gehabt. Er ist schon mehrere Jahrzehnte in einer Personalberatung tätig, ist über 50 und hatte einen neuen Kunden gewonnen. Er war zur Positionsbesprechung beim Kunden vor Ort in einem persönlichen Termin, hat das Unternehmen, den Kunden und die Stelle kennengelernt. Sie haben sich wirklich ausführlichst unterhalten und der Prozess im Nachgang hat geklappt wie am Schnürchen. Der Kunde war extrem zufrieden und hat ihn dann an eine andere Abteilung im Unternehmen weiterempfohlen.

Der gestandene Personalberater hat sich dann gesagt: ‚Ich war beim Unternehmen vor Ort. Ich verstehe das Unternehmen. Eine solche Position, die da offen ist, habe ich auch schon mehrfach woanders besetzt.‘ Er hat im Prinzip nur in einem kurzen Telefonat mit dem Fachverantwortlichen ein paar Rahmendaten abgeklärt und ist dann losmarschiert.

Das Ende vom Lied war, dass die Profile, die zugeschickt wurden, leider doch nicht so passend waren und der Bereichsleiter am Ende eine weniger positive Erfahrung gemacht hat, als der andere Bereichsleiter. Das ist natürlich schade. Deswegen: Halte konsequent an deinen Standards fest! Gerade in der Personalberatung, wenn du auf Drittelregelung arbeitest, gehört ein ordentliches Positionsbriefing beim Kunden vor Ort dazu.

In der erfolgsbasierten Personalvermittlung wirst du die Positionsbesprechung am Telefon machen und auch dort schon entscheiden, wie viel Zeit du wirklich in die Suche für diese Position investieren möchtest. Denn manchmal wird sich herausstellen, dass du am Ende nicht so viel Zeit investieren willst – aus unterschiedlichen Gründen. In diesem Fall ist es wirklich wichtig, dass du auch den Kunden schon im Gespräch darüber informierst, was du tatsächlich für ihn tust. Ich observiere da doch häufiger, dass Personalvermittler am Telefon die Positionsbesprechung machen und dem Kunden mitteilen, dass sie sich auf die Suche begeben. Tatsächlich schätzt man aber die Position als wenig erfolgsversprechende ein und bearbeitet diese kaum bis gar nicht. Das Blöde ist nur, dass der Kunde aber davon ausgeht, dass du jetzt suchst. Das fällt negativ auf dich zurück. Deswegen reflektiere direkt zum Kunden, was konkret du tatsächlich unternimmst.

In jedem Fall ist sowohl der Personalberater als auch der Personalvermittler gut beraten, wenn du die Positionsbesprechung mit dem Fachverantwortlichen machst. Das ist derjenige, an den die Neueinstellung reportet. Denn dieser Fachverantwortliche kann auch das Anforderungsprofil differenzierter betrachten und dir sagen, worauf es wirklich ankommt – neben dem, was im Stellenprofil formuliert ist. Ihm fallen vielleicht auch noch zusätzliche Sachen ein, die nicht in der Stellenbeschreibung erwähnt sind. Es bietet für dich die Möglichkeit, die Besetzungswahrscheinlichkeit immens zu erhöhen, wenn du mit demjenigen sprichst, der auch die finale Einstellungsentscheidung trifft.

Auf der anderen Seite sind Fachverantwortliche auch immer gute Ansprechpartner dafür, wenn es darum geht, die Selling Points der Position herauszufiltern. Die HR kann bei solchen Fragen leider oftmals nur mit der ‚flachen Hierarchie‘, ‚Obstkorb‘, ‚Kantine’ usw. behilflich sein. Damit können wir keine Kandidaten mehr hinter dem Ofen hervorlocken.

Deswegen ist es auch wichtig, dass du den Fachverantwortlichen fragst, was denn die Stelle aus fachlicher Sicht so spannend macht. So hast du die Möglichkeit, wenigstens noch ein bisschen Fleisch an den Knochen zu bekommen, um dann im nächsten Schritt Kandidaten aktiv für deine Position zu gewinnen.

Das Fazit von heute ist also:

Eine gute Positionsbesprechung ist die Basis für deinen Besetzungserfolg.

Ist die Positionsbesprechung nicht solide, baust du deinen Vermittlungsprozess auf ein extrem wackeliges Fundament. Es ist wie beim Hausbau: Wenn du ein wackliges und löchriges Fundament hast, auf welches du dein Haus baust, ist es eigentlich nur eine Frage der Zeit, bis es dir um die Ohren fliegt.

In deinem Vermittlungsprozess kann es dann sein, dass die Prozesse länger dauern als notwendig, weil du immer wieder extra Schleifen ziehen musst, um nach zu qualifizieren, dich abzustimmen, etc. Es mag auch sein, dass du am Ende den Abschluss nicht machst, dass es vielleicht deine Konkurrenz macht, dass der Kunde selber Kandidaten findet oder aber vielleicht auch über interne Quellen rekrutiert.

Eine gute Positionsbesprechung beinhaltet nicht nur die Aufnahme des Anforderungsprofils, sondern das aktive Kreieren von Flexibilität.

Außerdem gehören dazu:

• Die Abstimmung des Interviewprozesses,
• das Herausarbeiten der Selling Points des Unternehmens und der Position,
• sowie das detaillierte Verkaufen deiner Dienstleistungen sowohl während der Suche als auch im Prozess.

So erhöhst du zum einen das Commitment von deinem Kunden, sowie zum anderen natürlich die Wahrscheinlichkeit einer Platzierung am Ende.

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Ich danke dir dafür ganz herzlich und wünsche dir viel Erfolg und Happy Hunting!